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年会会议流程有哪些表格,年会会议流程进度表

(发布时间:2020年09月24日 信息发布:广东省广州天马国际旅行社昌岗分公司 游客/发表人:HH622)
天气一转凉,凉意袭来,不惊想起2020年就快结束了,又到了一年一度的年终总结大会和晚宴的筹备时候。
回顾2020年,有多少公司年底还举行着盛大的年会,踌躇满志,展望未来是那么美好;
然而,一场疫情让多少公司无法兑现年会上的承诺;让多少公司倒闭在茫茫的倒闭潮中。
但是,挺过来的公司、员工;必将迎来更灿烂的明天。
2020年会进行时,只因为我们对人生的热情和无限的执着!

年会流程环节是每个负责年会同事必须掌握的,才能策划出一场圆满顺利的年会。
掌握好下面这几张表,就相当于掌握了一套活动“模板”,帮你管理活动的推进节奏和重要环节。以下就是:
年会会议流程有哪些表格,年会会议流程进度表
1、工作推进表(Timeline)
2、工作人员联系表(Contact List)
3、活动流程(Agenda)
4、活动执行分工表(Action Plan)
5、台本(Rundown)
6、AV设备清单(Equipment List)
7、物料清单(Material List)
8、第三方培训清单(Training List)
9、彩排时间安排表(Rehearsal Plan)
10、嘉宾信息表(Guest Information)
11、VIP管理清单(VIP Management)
12、传播计划
(Communication Plan)

1、工作推进表(Timeline)
这是活动蓝图和计划表。
受众:全体筹备人员
使用场景和内容:解决“什么人,负责什么事,什么时间必须落地”的问题。
表格1
1、把整个项目拆细为工作组;
2、设置组长组员,明确工作内容和职责;
3、明确deadline。
2、工作人员联系表(Contact List)
受众:全体筹备人员
使用场景和内容:这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁,以便通过各种方式第一时间取得联系。
表格2
3、活动流程表(Agenda)
这个不需要解释,帮助所有筹备人员、主办方老板、参会嘉宾、乃至通过报道后想要了解活动的吃瓜群众快速了解会议内容、流程的表格。
表格3
4、活动执行分工表(Action Plan)
使用场景和内容:这张表告诉执行人员进场后,什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件,也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。
表格4
5、台本(Rundown)
也叫流程技术合成表,台本等,行内统称:Rundown.
受众:AV控台里内各个部门如视频、灯光、音响、直播、导演、主持人、演职人员等内部工作人员专用。
使用场景和内容:以大会流程和时间为纲,指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节。
表格5
6、AV设备清单(Equipment List)
支撑一场约300人论坛必要的音视频、灯光设备清单。
完整表格获取方式见文首/文末
表格6
7、物料清单(Material list)
受众:各个板块工作组
使用场景和内容:活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单,一般按区域归类后逐项列出,描述具体样貌、材质、作用等,需要定好计算单位,确定数量、有时需要标明价格,用于前期现场盘点,也可以用作预算清单、结算清单附件。
表格7
8、第三方培训清单(Training List)
受众:除了主办方和公关公司之外的第三方工作人员。第三方涵括礼仪小姐,志愿者,摄影摄像、直播、同传等战斗在第一线的外请工作人员。
使用场景和内容:专业的第三方培训是活动成功的重要保障。
表格8

9、彩排时间安排表(Rehearsal Plan)
受众:流程组、嘉宾
使用场景和内容:彩排时间往往有限,大咖更是时间金贵,所以此表是用于合理安排大咖在有限时间内进行高效彩排。
表格9
10、嘉宾信息管理表(Guest Information)
使用者:嘉宾管理组
使用场景和内容:嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请?嘉宾是否确认前来?是否已经购票?是否有特殊要求?都应该记录在这张表里,用于随时反馈嘉宾邀约情况,适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。
表格10
11、VIP管理清单(VIP Management)
受众:VIP管理组
使用场景和内容:VIP接待是重点中的重点,这张表可以帮你拎清重点,以免在关键时候掉链子。
表格11
12、传播计划(Communication Plan)

受众:活动传播组
使用场景和内容:活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划,按阶段盯住传播主体和传播渠道,并标注好传播细节,以便达到最大化的传播效果。一般包含传播阶段、传播主体、形式渠道和注意细节。  
表格12
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